Хоч сьогодні й п’ятниця, поговорімо про серйозні речі. Про бізнес-процеси.
Наприклад, про нотацію BPMN — зручний інструмент для опису бізнес-процесів. Коли їх візуалізовано, їх легше автоматизувати й масштабувати.
Пояснюючи дитині, можна сказати так: «Нотація BPMN — це спосіб описати бізнес у вигляді схеми з квадратиків і стрілочок». Стрілочки показують логіку роботи бізнесу, а квадратики — людей і сервіси.
Якщо формальніше, нотація BPMN — це спосіб описати процеси в компанії мовою, однаково зрозумілою бізнесу, IT-фахівцям і навіть машинному інтелекту.
Чим вона відрізняється від інших нотацій?
BPM (Business Process Management) — це управлінська дисципліна, сукупність знань про те, як керувати компанією. Об’єднавчий термін.
BPMN (Business Process Model and Notation) — це спосіб описувати бізнес-процеси в межах управлінської дисципліни BPM.
BPMS (Business Process Management Suite) — це клас програмного забезпечення, IT-систем для управління й оптимізації бізнес-процесів.
Основні проблеми бізнесу, якщо процеси не регламентовано
Є поняття «коров’ячі стежки». Приходить крутий працівник, допомагає налагодити бізнес, потім іде — і всі продовжують робити так, як робив він. Коли запитуєш: «А чому?», відповідають: «Ми завжди так робили».
«Коров’яча стежка» витоптується: нею звикли ходити, не замислюючись. Колись вона була ефективною, але потім заросла й стала незручною.
Модель бізнес-процесу — це набір наскрізних процесів, які поділяються на:
1. Основні. За їхньою допомогою ми заробляємо. Вони починаються з роботи клієнтського відділу (заявок, холодних дзвінків) і завершуються задоволеним клієнтом, який отримав продукт або послугу.
2. Допоміжні. Їхня мета — допомагати основним заробляти. До них належать процеси бухгалтерії та юридичної підтримки.
3. Процеси розвитку. Вони допомагають компанії не «випадати» з потоку. Наприклад, це тестування ринку й створення сучасних продуктів.
Обираючи рівень деталізації, відштовхуємося від мети — для кого/чого описуємо процес. Якщо потрібно:
1. Описати бізнес для CEO — модель не буде перевантажена нюансами.
2. Надати працівникам регламент — описати бізнес-процес детальніше, із системами, об’єктами й відповідальними у вигляді ролей (BPM рекомендує керувати компанією через ролі).
3. Одразу оживити процес — описати логіку настільки докладно, щоб її не можна було прочитати двояко, а схема була однозначною.
Складні терміни BPM
Головна складність — особливості перекладу. Це нормально, адже нотація англомовна. Нині вже є офіційна версія, але жаргонізми залишилися.
Один із них — «шлюз». Усі типи розгалужень (саме так у цій нотації перекладається gateway) досі часто називають «шлюзами».
Є й інший важливий термін, про який часто забувають, — токен. Простими словами, це «гаряча картопля» — завдання, яке треба якнайшвидше виконати й передати іншому. Токена (завдання) на схемі не видно, але про нього важливо пам’ятати.
Чи є в BPMN недоліки?
Порівняно з іншими нотаціями BPMN — дуже молодий підхід до опису процесів. Її творці врахували всі переваги попереднього досвіду.
Але ця нотація має й слабкі сторони — наприклад, вона не підійде, коли потрібно:
1. Показати ієрархію процесів у компанії — побудувати загальну модель бізнесу. У ній кожен із рівнів показує нижчі рівні як чорні скриньки з входами й виходами. Деталізація тут не потрібна. А BPMN 2.0 — це насамперед виконувані процеси, де потрібні подробиці. Застосувати BPMN і побудувати модель можна, але доведеться або порушити нотацію, або модель вийде надто детальною. Тут краще підійде нотація IDEF-0.
2. Організувати кейс-менеджмент — показати, як користувач ухвалює рішення за умов великої кількості варіантів, а не просто набору завдань, які послідовно виконуються за власною логікою. У цьому разі краще користуватися нотацією CMMN (Case Management Model and Notation).
3. Відобразити процес ухвалення рішень. Якщо в певній точці є 30 рішень і ми покажемо їх усі в BPMN, схема буде перевантажена. Для цього є окрема нотація — DMN (Decision Management and Notation), яка доповнює BPMN.
5 програм для BPMN
Business Studio — платне російське програмне забезпечення для створення загальної моделі всієї компанії «згори донизу». У ньому можна описати процес, пов’язані з ним артефакти, додати шаблони — і система автоматично створить регламент. Цей документ можна роздрукувати й роздати працівникам.
У Business Studio є цілий набір нотацій і так званих «моделей бізнесу». Можна обрати й побудувати те, що потрібно. Аналог Business Studio — система ARIS, але вона коштує набагато дорожче, і зазвичай її використовують максимум на 10% — як iPhone 12, яким просто телефонують.
Camunda-modeller — система моделювання від постачальника BPMS. Вона допомагає описувати процеси, щоб згодом їх автоматизувати.
Аналог Camunda-modeller — Cawemo від того самого виробника. Її головна перевага — робота в хмарі, без потреби щось установлювати на комп’ютер. Нею однаково ефективно можна користуватися і на Mac, і на Windows.
Bizagi-modeller — доволі відомий інструмент із хорошою підтримкою нотації BPMN, ним часто користуються в країнах СНД.