Тайм-менеджмент — це не хитра вигадка бізнес-тренерів, щоб виманювати гроші у довірливих слухачів. Тайм-менеджмент — це стратегія, яка є частиною успіху таких світових інтернет-корпорацій, як Google. Вони витрачають великі кошти на навчання працівників технік особистої продуктивності. І це окупається швидкою та якісною роботою.
За роки в компанії сформувався власний підхід до управління часом, який називається Make Time. Його суть у тому, що у своєму розкладі ви маєте чітко зазначити завдання, час, коли його виконаєте, і місце, де це зробите. Чому саме так?
Усе почалося з експерименту, проведеного 2002 року британськими науковцями з Університету Бата. Ось як він відбувався:
- Контрольну групу попросили потренуватися в спортзалі один раз наступного тижня. Лише 29% учасників виконали прохання.
- Експериментальній групі №1 зробили таку саму пропозицію, але доповнили її інформацією про користь вправ для здоров’я. Цього разу завдання виконали 39% учасників.
- Учасників експериментальної групи №2 попросили зазначити, в який день і о котрій годині та де саме вони підуть на тренування. 91% учасників виконали своє зобов’язання.
Недостатньо сказати, що ви щось зробите. Потрібно чітко визначити не лише час, коли ви працюватимете над завданням, а й місце, де це відбудеться. Звучить трохи фантастично, але тоді ймовірність виконати план становить 90%.
Та це ще не все. Попереду у вас цілий тиждень. На який день призначити те чи інше завдання? Коли провести мозковий штурм чи зустріч із клієнтом, а коли взятися за рутинні дрібниці або планування? Фахівці Google попрацювали й над цими питаннями.
Як планувати тиждень
Насправді до такої системи інтуїтивно може дійти кожен. Чого вам хочеться в понеділок? Правильно, нічого. Коли ви відчуваєте найбільший приплив енергії? Десь у вівторок-середу. А в п’ятницю вже так хочеться трохи розслабитися… Рівень енергії та продуктивності в різні дні тижня неоднаковий, і це слід враховувати у планах.
Понеділок — трамплін тижня
У понеділок ви ще трохи на вихідних. Це день для розминки. Заплануйте нескладні, але важливі завдання з мінімумом творчої роботи. Можна зайнятися редагуванням, «відшліфовуванням» і завершенням великих завдань.
Виконайте підготовчу роботу, потрібну для серйозніших справ упродовж тижня. Проведіть нескладні зустрічі чи наради.
А ще цей день добре підходить для планування тижня. Це не потребує надто великих енергетичних і творчих зусиль, але відразу налаштовує на успіх — саме те, що потрібно на початку тижня.
Вівторок і середа — пік продуктивності
Якщо продовжити порівняння зі спортивними тренуваннями, то вівторок і середа — це точно день ніг. Це ваші повноцінні робочі дні. Продуктивність сягає піку, і треба використати це якнайкраще.
Заплануйте на ці дні найенерговитратніші справи, які потребують максимальної концентрації: мозкові штурми, складну рутину, написання звітів, непрості переговори, публічні виступи. Розправтеся з цими «слонами» за два дні.
Четвер — плато продуктивності
Дводенний марш-кидок напевно виснажив вас. Тож у четвер можна трохи знизити темп. Але зупинятися ще рано. Це ідеальний день для різноманітних зустрічей. Вони не так виснажують увагу, як «слони», але все ж потребують певних зусиль — якщо, звісно, ви хочете провести їх продуктивно.
П’ятниця — підбиваємо підсумки
До завершення робочого тижня лишилося лише кілька годин. Подбайте, щоб це було справді якісне завершення. Шукайте інформацію, досліджуйте, плануйте на довгострокову перспективу. Підбийте підсумки, красиво оформіть завершені проєкти. П’ятниця чимось нагадує понеділок, але більше сприяє творчості. А ще це чудовий час для невимушеного нетворкінгу.
Ви добре попрацювали, тож маєте нагоду винагородити себе — як забажаєте.
Звісно, такий розклад — не догма, і його часто доведеться порушувати. Іноді цілі тижні минають як вівторок і середа — у повному напруженні сил. Але така система допоможе розумно розподіляти сили й досягати максимальної продуктивності, не жертвуючи самопочуттям.
Як планувати день
Гаразд, тиждень ви спланували. А як щодо конкретного дня? На котру годину й хвилину призначати ті чи інші завдання?
Спочатку познайоммося з поняттям «decision fatigue» — втома від ухвалення рішень. У психології цей термін означає погіршення якості рішень після того, як людині довелося ухвалити надто багато рішень. Скажімо, судді наприкінці дня працюють менш справедливо, ніж до обіду.
Що це означає?
Слід розділити справи на дві категорії: ті, де потрібно ухвалювати багато рішень (мозкові штурми, переговори, планування), і рутинні. Завдання з першої категорії призначайте на час до обіду, а з другої — на кінець дня. До речі, саме тому планувати день треба вранці, коли запас сили волі ще великий.