Продовжуємо серію публікацій про особисту ефективність і тайм-менеджмент. Сьогодні поговоримо про тайм-боксинг.

Тайм-боксинг — це техніка роботи зі списком завдань, коли людина відводить на виконання певних дій фіксований проміжок часу, який називається тайм-боксом. Її часто застосовують для управління проєктами, організації колективних сесій генерування ідей і особистого планування. По суті, це загальніший варіант відомого методу помідора.

Щоб почати застосовувати цю техніку, спершу потрібно призначити певну кількість тайм-боксів (скажімо, по 30 або 50 хвилин) для своїх завдань. Наприклад, ви пишете статтю й вирішили виділити на неї у своєму розкладі щонайменше 40 хвилин. В ідеалі її потрібно закінчити, але якщо є лише 40 хвилин — не біда, переходьте до наступного завдання.

Найкраще зрозуміти суть тайм-боксингу можна на такому прикладі. У компанії відбувається підсумкова нарада. Керівник кожного відділу представляє звіт про результати роботи за рік. На все про все в нього 10 хвилин. Щойно цей час спливає, свою доповідь одразу починає колега з іншого відділу.

Які бувають тайм-бокси?

1. Жорсткі й м’які тайм-бокси

Простими словами, це жорсткі й м’які часові межі. Ось у чому різниця:

– коли завершується час м’якого тайм-боксу, ви вирішуєте, чи потрібно виділити на завдання ще десять-двадцять хвилин, чи перейти до наступного;

– коли завершується час жорсткого тайм-боксу, ви припиняєте поточну діяльність.

Корисні обидва типи.

Сигнал мобільного телефона (або гаджета, на якому відлічується час) під час м’якого тайм-боксу дає зрозуміти, що потрібно або досягти певного результату, або встигнути завершити завдання. Він допомагає зосередитися й викластися на максимум. Недолік такого підходу — бажання працювати надто довго: часом тайм-бокс може збільшитися в кілька разів, та ще й не для найважливішої справи. І все ж, якщо досконало опанувати саме цей тип роботи, це допоможе поліпшити концентрацію та продуктивність.

Під час жорстких тайм-боксів ви залишаєте справу незалежно від того, наскільки її виконано. Суть у тому, щоб навчитися працювати в жорстких межах і цінувати час. Після кількох таких сеансів ви краще почнете «відчувати» час.

Заздалегідь визначте, жорстким чи м’яким тайм-боксом користуватиметеся.

2. Візуальний час

Користуйтеся спеціальними таймерами або застосунками для телефона. Час має бути візуальним, відчутним. Якщо ви використовуєте тайм-боксинг у роботі з командою, можете знайти модератора — людину, яка нагадуватиме про час, що залишився, а також про потребу дотримуватися певних інструкцій і не відхилятися від теми.

3. Плануйте заздалегідь

Якщо хочете винести тему на обговорення команди, заздалегідь повідомте людям, скільки в них буде часу. Але перед цим ретельно поміркуйте, яка його тривалість буде оптимальною. Що це означає? Часу не має бути ні забагато, ні замало. Найкраще, щоб його було трохи менше, ніж зазвичай займає ця справа. За таких обставин не виникає спокуси відволікатися на щось несуттєве.

4. Максимальна тривалість

Чи є максимальна тривалість тайм-боксу? Існують різні думки, але вважається, що він не має перевищувати 45 хвилин. Цього достатньо для високої концентрації. Упродовж цього часу людина здатна працювати, не відволікаючись.

А що, якщо завдання явно потребує більше часу? Тоді розділіть його на кілька тайм-боксів. А який мінімум? Від 2 хвилин. Ви, напевно, пам’ятаєте правило Девіда Аллена: «Якщо щось можна зробити за дві хвилини, це потрібно зробити негайно».

Будьте креативними й постійно експериментуйте із собою. Якщо пишете роман, спробуйте сьогодні виділити на нього тайм-бокс на 10 хвилин, а завтра — на 45. Оцініть результати. Усе залежить від людини, тому тут не може бути суворих законів, лише рекомендації.

5. Перерви

Перерви дуже важливі. Щоб уникнути емоційного вигорання, не потрібно працювати до знемоги — слід давати собі кілька хвилин на відпочинок і відновлення.

Фахівці з тайм-менеджменту радять дотримуватися такої схеми: 45 хвилин роботи + 15 хвилин відпочинку. А кожні 90 хвилин варто відпочивати 20 хвилин.

Утім, знову ж таки, усе залежить від вас. Експериментуйте й оцінюйте результати протягом тривалішого часу — тижня або місяця. Як ви почуваєтеся в неділю ввечері? Виснажені, знесилені? Тоді на перерву слід виділяти більше часу.

6. Які техніки схожі на тайм-боксинг?

Ось методики, якими ви також можете користуватися:

– двохвилинне правило Девіда Аллена;

– техніка Pomodoro;

– година сили: техніка, суть якої полягає в тому, щоб хоча б раз на день виділяти 60 хвилин і працювати над завданням без перерв і відволікань. Жодного телефона, електронної пошти й соціальних мереж;

– методика Workstation Popcorn: ви ділите велику справу на три однакові проміжки часу. Для кожного з них визначаєте окреме місце роботи. Наприклад, у кафе, удома за столом і на природі.