Добрий вечір! Завтра (а може, уже сьогодні?) починається новий робочий тиждень. Дозвольте запитати: скільки нарад ви запланували на нього?

Чи знаєте ви, що лише 34 із 200 топменеджерів, опитаних Harvard Business Review, зазначили, що їхні наради ефективні? Спробуймо обговорити, як не марнувати час на безрезультатні робочі зустрічі.

1) Визначте день нарад (meeting day)

Плануйте зустрічі на один день тижня, щоб поставити себе в жорсткі рамки й ефективніше використовувати час.

2) Відмовтеся від нарад, на яких ваша роль незрозуміла

За статистикою розробника програмного забезпечення Atlassian, 73% людей паралельно займаються на зустрічах іншими завданнями. У результаті страждають обидва процеси. Щоб цього уникнути, ви маєте розуміти свою роль на зустрічі.

3) Перейдіть в онлайн

Використовуйте онлайн-інструменти для спілкування з клієнтами й усередині команди. Не для всіх завдань потрібні дзвінки чи особисті зустрічі. За даними Slack, використання месенджера скорочує кількість зустрічей на 23%. Майже всі робочі питання зараз можна розв’язати онлайн.

Допоможуть не лише Slack, Skype чи Teams, а й програми для управління проєктами — Asana або Trello.

4) Навчіться делегувати

Якщо вас запрошують на нараду, але ви розумієте, що дедлайни з інших завдань підтискають і доведеться розриватися, делегуйте повноваження.

Надішліть на зустріч підлеглого, який представить вашу позицію та зафіксує важливі моменти. Або заздалегідь поділіться думкою щодо питання з колегою, який буде на зустрічі.

5) Відмовтеся від інформаційних нарад

Ще у 2016 році HBR створили калькулятор, який підраховує, у скільки обходяться наради. На кожній неефективній зустрічі працівники втрачають час, а компанія — гроші. Якщо ви збираєте всіх, щоб повідомити важливу новину, у бізнесу є проблеми.

Метою наради може бути розв’язання завдання або затвердження стратегії, але аж ніяк не оголошення фінансових показників за місяць. У таких випадках краще надіслати команді листи з презентацією.