Наближається головний дедлайн — Новий рік. Чи все ми встигли? Чи ще встигаємо встигнути?.. Сьогодні поговоримо про залізний трикутник управління проєктом.

Його утворюють бюджет, можливості та графік. Трикутник називають залізним, бо зміна одного з його елементів призводить до зміни двох інших. А те, наскільки ефективно ви впораєтеся з вимогами, позитивно чи негативно вплине на якість.

Припустімо, ви розробляєте проєкт нової автономної IT-системи. На етапі створення й проєктування ви розумієте, що трикутник тріщить по швах і це не дасть завершити проєкт. Ви можете вдатися до таких дій:

1. Подовжити термін роботи над проєктом. Ви розумієте, що не зможете створити якісний продукт, тому вирішуєте виділити додатковий час. Це призведе до додаткових витрат на робочу силу, але оскільки якість — ваша головна мета, ви на це йдете.

2. Скоротити тривалість окремих етапів. Такий підхід може підвищити ризик невдачі або вплинути на якість продукту. Однак якщо підійти до справи творчо й вийти за межі звичного мислення, можна з’ясувати, що деякі етапи можна об’єднати або й узагалі прибрати без шкоди для проєкту.

3. Змінити можливості проєкту. Ви можете прибрати з нього деякі функції, елементи інтерфейсу та інші можливості, які вважаєте менш важливими. Це дасть змогу заощадити бюджет і скоротити час роботи.

У роботі над будь-яким проєктом виникатимуть проблеми, і вам доведеться чимось жертвувати. Дійте рішуче, попередньо все обміркувавши. Також спробуйте зрозуміти різницю між найкращим та ідеальним рішенням.

У сфері, що називається «управління проєктами», є правило-прислів’я: обираючи між трьома чинниками — швидко, дешево й добре — можна вибрати лише два:

1. Якщо ви створюєте продукт дешево й водночас швидко, то жертвуєте якістю.

2. Якщо продукт дешевий і якісний, на його створення знадобиться значно більше часу.

3. Якщо продукт створюють швидко й водночас якісно, доведеться завищити його ціну.

Структура ухвалення рішення

Використовуйте цю структуру щоразу, коли потрібно вирішити, що змінити в залізному трикутнику. Важлива порада: зробіть проєкт гнучким, щоб якнайшвидше ухвалити рішення змінити курс і досягти цього.

1. Тиск графіка

Чи є завдання, від яких можна відмовитися без шкоди?

Якщо потрібно, створіть новий план і подумайте, чи можна досягти проміжних цілей із меншими зусиллями та витратами.

Чи є у вас план на випадок непередбачених обставин?

Чи можна перенести деякі цілі до наступного проєкту?

Які етапи можна об’єднати?

2. Тиск можливостей

Наскільки критичні для вас обмеження бізнесу?

Чи можна призупинити проєкт і переглянути бізнес-обмеження?

Чи можна об’єднати два паралельні проєкти й досягти поставлених цілей?

Чи можна перемістити деякі цілі до списку бажань і досягти їх пізніше?

3. Тиск бюджету

Чи можна виконати завдання з меншими витратами?

Чи можна використати дешевші компоненти й ресурси?

Чи постраждає від цього якість продукту і чи буде це критично?

Чи всі етапи завдання потрібні для виконання проєкту? Чи можна прибрати деякі з них?

Чи можна скоротити витрати на команду? Наприклад, обмежити витрати на відрядження.

Чи є щось, що ви не врахували, але можете використати?

Завжди пам’ятайте, чого намагаєтеся досягти. Через рутину й величезну кількість роботи можна забути, навіщо робиш те, що робиш, і почати марно витрачати гроші та ресурси.

Подумайте, чи можна знайти спонсора для вашого проєкту. Як зацікавити його дати вам гроші? Яку вигоду він отримає?

Не забувайте й про те, що іноді невеликі зміни дають великі результати, а великі витрати призводять до мінімальних результатів. Вивчіть принцип Парето.