Добрый вечер! Завтра (ну или возможно, уже сегодня?) стартует новая рабочая неделя. Позвольте поинтересоваться, как много совещаний у Вас на нее запланировано?
Знаете ли Вы, что только 34 из 200 топ-менеджеров, опрошенных Harvard Business Review, отметили, что их совещания эффективны. Давайте попробуем обсудить, как же отказаться от ненужной траты времени на бесполезные митапы и митинги.
1) Выберите meeting day
Планируя встречи в один день, вы поставите себя в жесткие рамки и будете эффективнее расходовать время.
2) Откажитесь от совещаний, где ваша роль неясна
По статистике разработчика ПО Atlassian, 73% людей параллельно занимаются на встречах другими задачами. В результате страдают оба процесса. Чтобы этого избежать, вы должны понимать свою роль на встрече.
3) Перейдите в онлайн
Используйте онлайн-инструменты для коммуникации с клиентами и внутри команды. Не для всех задач нужны звонки или личные встречи. По данным Slack, использование мессенджера сокращает количество встреч на 23%. Почти все рабочие вопросы сейчас можно решить онлайн.
На помощь придут не только Slack, Skype или Teams, но и программы для управления проектами — Asana или Trello.
4) Научитесь делегировать
Если зовут на совещание, но вы понимаете, что дедлайны по другим задачам горят и придется раздвоиться, делегируйте полномочия.
Отправьте на встречу подчиненного, который представит ваше видение и зафиксирует важные моменты. Или заранее поделитесь мнением о вопросе с коллегой, который будет на встрече.
5) Откажитесь от информирующих совещаний
Еще в 2016 году HBR создали калькулятор, который считает, во что обходятся совещания. На любой неэффективной встрече работники теряют время, а компания — деньги. Если вы собираете всех, чтобы сообщить важную новость, у бизнеса проблемы.
Целью совещания может быть решение задачи или утверждение стратегии, но никак не объявление финансовых показателей за месяц. В таких случаях лучше разослать команде письма с презентацией.