Хоть сегодня и пятница, давайте поговорим о серьезных вещах. О бизнес процессах.
Например, о нотации BPMN — удобный инструмент описания бизнес-процессов. Когда они визуализированы, их проще автоматизировать, масштабировать.
Объясняя ребенку, можно сказать так: «Нотация BPMN — способ описать бизнес в виде схемы из квадратиков и стрелочек». Стрелочки показывают логику работы бизнеса, а квадратики — людей и сервисы.
Если более формально, то нотация BPMN — это способ описать процессы в компании языком, одинаково понятным бизнесу, IT-специалистам и даже машинному интеллекту.
В чем отличия от других нотаций?
BPM (Business Process Management) — это управленческая дисциплина, свод знаний о том, как руководить компанией. Объединяющий термин.
BPMN (Business Process Model and Notation) — это способ, которым можно описать бизнес-процессы в рамках управленческой дисциплины BPM.
BPMS (Business Process Management Suite) — это класс программного обеспечения, IT-систем для управления и оптимизации бизнес-процессов.
Топ проблем бизнеса, если процессы не регламентированы
Есть понятие «коровьи тропы». Приходит крутой сотрудник, помогает выстроить бизнес, потом уходит — и все продолжают делать так, как делал он. Когда спрашиваешь: «А почему?», отвечают: «Мы всегда так делали».
Вытаптывается «коровья тропа» — по ней привыкли ходить, не задумываясь. Когда-то она была эффективной, но потом заросла и перестала быть удобной.
Модель бизнес-процесса — это набор сквозных процессов, которые делятся на:
1. Основные. С их помощью мы зарабатываем. Они начинаются с работы клиентского отдела (заявок, холодных звонков) и заканчиваются счастливым клиентом, который получил продукт или услугу.
2. Поддерживающие. Их цель — помочь основным заработать. Сюда входят процессы бухгалтерии и юридической поддержки.
3. Процессы развития. Помогут компании не «вываливаться» из потока. Например, это тестирование рынка и создание современных продуктов.
Выбирая уровень детализации, исходим от цели — для кого/чего описываем процесс. Если нужно:
1. Описать бизнес для CEO — модель не будет перегружена нюансами.
2. Дать сотрудникам регламент — прописать бизнес-процесс детальнее, с системами, объектами и ответственными в виде ролей (BPM рекомендует управлять компанией через роли).
3. Сразу оживить процесс — логику прописать так подробно, чтобы не было двойного чтения и схема понималась однозначно.
Сложные термины BPM
Главные сложности — особенности перевода. Это нормально, потому что нотация англоязычная. Сейчас уже есть официальная версия — но жаргонизмы остались.
Один из них — «шлюз». Все типы развилок (а именно так переводится gateway в этой нотации) до сих пор часто называют «шлюзами».
И еще есть один важный термин, о котором часто забывают, — токен. Простыми словами, это «горячая картошка» — задача, которую нужно как можно быстрее сделать и перебросить другому. Токен (задачу) на схеме не видно, но о нем важно помнить.
Есть ли у BPMN минусы?
Относительно других нотаций, BPMN — очень молодой подход к описанию процессов. Поэтому те, кто ее создавал, вобрали все плюсы предыдущего опыта.
Но у этой нотации есть и слабые стороны — например, она не подойдет, когда нужно:
1. Показать иерархию процессов в компании — выстроить модель бизнеса в целом. В ней каждый из уровней показывает уровни ниже в виде черных ящиков с входами и выходами. Детализация тут не нужна. А BPMN 2.0 — это в первую очередь исполняемые процессы, где нужны подробности. Применяя BPMN, модель построить можно — но вы либо нарушите нотацию, либо модель получится слишком детальной. Тут больше подойдет нотация IDEF-0.
2. Сделать кейс-менеджмент — показать, как пользователь принимает решения в условиях огромной вариативности, а не просто набора задач, которые следуют друг за другом в своей логике. В этом случае лучше пользоваться нотацией СMMN (Case Management Model and Notation).
3. Отображать процесс принятия решений. Если в какой-то точке — 30 решений, и все их будем отображать в BPMN, схема окажется перегруженной. Для этой задачи есть отдельная нотация — DMN (Decision Management and Notation), которая дополняет BPMN.
5 программ для BPMN
Business Studio — платный российский софт для создания общей модели всей компании «сверху вниз». В нем можно описать процесс, артефакты к нему, пристроить шаблоны — и система вам автоматически создает регламент. Этот документ вы можете распечатать и раздать сотрудниками.
В Business Studio — целый набор нотаций и так называемые «модели бизнеса». Можно брать и выстраивать, что нужно. Аналог Business Studio — система ARIS, но стоит она намного дороже, и обычно ее используют максимум на 10% — как iPhone 12, по которому просто звонят.
Camunda-modeller — система по моделированию от вендора, который предоставляет BPMS. Она помогает описать процессы с целью их последующей автоматизации.
Аналог Camunda-modeller — Сawemo, от того же производителя. Ее главное преимущество — работа в облаках, без необходимости что-то устанавливать на компьютер. Одинаково эффективно в ней можно работать и на Mac, и на Windows.
Bizagi-modeller— достаточно известный инструмент с хорошей поддержкой нотации BPMN, его часто используют в странах СНГ.